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Hier erhalten Sie eine genaue Übersicht über Ihre anstehenden Termine.
Sie können den Zeitraum, der angezeigt wird, selbst festlegen.
Möglich sind hierbei:
Sie können mit einem einfachen Doppelklick auf einen freien Bereich des Kalenders einen Termin erstellen. Hierbei wird die in Ihren Agenten Einstellungen hinterlegte Termindauer verwendet, um die Zeit des Termins festzulegen.
Als Betreff können Sie eine aussagekräftige Beschreibung für den Termin eintragen. Die Anfangs und Endzeit legen die Dauer des Termins fest. Bitte beachten Sie, dass das virtuelle Bürgerbüro dies als einen Termin wahrnimmt und nicht als mögliches Zeitfenster für Termine.
Die Zeitzone kann nicht editiert werden.
Mit einem Klick auf Wiederholen, öffnet sich die rechte Seite des Fensters. Haben Sie die Wiederholung der Termine aktiviert, können Sie festlegen welche Regeln angewendet werden sollen.
Wiederholen besitzt folgende Einstellungen:
Mit der Einstellung Wiederholen alle X Tage geben Sie das Intervall an, mit dem die Termine gesetzt werden sollen. Wiederholungsende legt fest, wann die Wiederholung beendet werden soll.
Möglich sind hierbei:
Mit Ort des Termins, legen Sie fest, wo Sie das Treffen ermöglichen wollen.
Zur Auswahl stehen hierbei Online, vor Ort und Online oder vor Ort.
Je nach Einstellung in Ihrem Büro sehen Sie welche Büros dafür möglich sind.
Ist der Name eines möglichen Büros grün hinterlegt ist dieses Büro auch für diese Art des Treffens möglich.
Ist der Name hingegen Rot, steht dieses Büro nicht für diese Art von Termin zur Verfügung.
Hat der Name des Büros einen grauen Hintergrund, ist die Terminbuchung in diesem Büro deaktiviert.
Wenn Sie als Ort des Termins vor Ort oder online oder vor Ort auswählen, erscheint ein Drop Down Menü, in dem Sie die Adresse wählen können.
Zur Verfügung stehen hierbei der Hauptsitz der Firma, Ihre Adresse, die Sie in den Agenteneinstellungen hinterlegt haben oder die Adresse, die im Büro hinterlegt wurde.
Somit gelten diese Termine für alle ausgewählten Büros.
Weitere Option der Terminerstellung
Mit rechtsklick auf einen leeren Terminslot öffnet sich folgendes Menü:
Mit klick auf “Neu” wird das bekannte Formular zum Erstellen von Terminen geöffnet.
Dort kann dann einfach ein neuer Termin angelegt werden.
Wenn Sie mit der rechten Maustaste gedrückt halten und mehrere leere Terminslots markieren, können Sie mit klick auf “Erstelle Einzeltermine” für alle ausgewählten Slots Einzeltermine erstellen.
Mit klick auf “Erstelle wöchentliche Einzeltermine” können Terminserien welche Wöchentlich stattfinden, erstellt werden.
Dabei öffnet sich folgendes Formular:
Hier gibt es nur die Auswahl des Betreffs, den Ort des Termins und die Büroauswahl, für welches der Termin erstellt werden soll.
Sobald sie “Fertig” klicken, wird für jeden ausgewählten Slot ein Einzeltermin oder ein Serientermin mit den im Formular getroffenen Angaben erstellt.
Natürlich müssen nicht mehrere leere Terminslots ausgewählt werden, dies kann auch nur für einen leeren, ausgewählten Slot durchgeführt werden.
Sie können mit einem einfachen Doppelklick auf den gewünschten Termin diesen editieren. Die Eingabemaske ist hierbei identisch zu der Maske bei der Erstellung eines Termins. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf einen Termin klicken, können Sie den Termin kopieren. Dies bietet sich an, wenn mehrere Mitarbeiter ein Büro besetzen. Der Termin wird mit genau denselben Einstellungen dupliziert.
Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Termin und wählen Sie löschen. Bitte seien Sie vorsichtig mit dieser Funktion, da keine Bestätigung verlangt wird, um den Termin zu löschen.
Rechts oben befindet sich der Button “Urlaub”, direkt neben dem “Zurück”-Button.
Klickt man diesen Button, öffnet sich ein Popup zum pflegen von Abwesenheiten.
Links oben befindet sich ein Dropdown mit den Auswahlmöglichkeiten “Urlaub”, “Krank”, “Zeitausgleich”.
Nachdem eines ausgewählt wurde erscheinen rechts zwei Datumsfelder, um den Start und das Ende der Abwesenheit einzustellen.
Das Ende der Abwesenheit darf natürlich nur nach dem Startdatum sein oder am gleichen Tag.
Links unten befindet sich dann der Button um die Abwesenheit anzulegen.
Abwesenheiten können nur für ganze Tage eingestellt werden.
Unterhalb befindet sich die Urlaubsübersicht, eine Liste mit allen aktuell geplanten Abwesenheiten, welche den Urlaubsgrund und das Start- und Enddatum darstellt.
Außerdem besteht in dieser Liste die Möglichkeit eine Abwesenheit daraus zu löschen.
Oben links im Kalender befindet sich eine Legende, welche die Farbgebung von Terminen erklärt.
Die Termine werden dann den Farben entsprechend dargestellt:
Urlaube belegen einen ganzen Tag und es besteht auch keine Möglichkeit an diesem Tag neue Termine einzustellen.